Verifactu rollt aus: excel und word könnten bald ausreichen – aber nur unter auflagen
Die Steuerbehörde warnt: Viele Freiberufler nutzen noch Excel oder Word für Rechnungen, doch das könnte teuer werden. Mit dem neuen System VeriFactu drohen Strafen, wenn die Rechnungsstellung nicht den technischen Anforderungen entspricht.
Was ist verifactu und warum wird es eingeführt?
VeriFactu ist eine Initiative der spanischen Steuerbehörde (AEAT) zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Das Ziel: Rechnungen sollen lückenlos nachvollziehbar und manipulationssicher sein. Die neue Regelung zwingt Softwareanbieter zur Einhaltung technischer Standards, um jede Rechnung sicher zu registrieren und einen überprüfbaren Verlauf zu gewährleisten.
Die Gefahr: Wer Excel oder Word zur Rechnungsstellung nutzt, läuft Gefahr, den Anforderungen nicht zu genügen. Insbesondere, wenn automatische Berechnungen oder strukturierte Datenspeicherung verwendet werden. Eine Excel-Tabelle, die den Mehrwertsteuer automatisch berechnet, könnte als elektronisches Rechnungsstellungssystem gelten.
Doch es gibt Ausnahmen. Wer Word oder Excel lediglich als manuelle Dokumente verwendet, ohne Formeln oder Automatisierungen, bleibt im sicheren Hafen. Das ist vergleichbar mit einer handschriftlichen Rechnung.
Wann tritt verifactu in kraft?
Für Unternehmen und Gesellschaften, die der Körperschaftsteuer unterliegen, gilt die Einführung ab dem 1. Januar 2027. Für alle anderen Freiberufler und Kleinunternehmen beginnt die Frist am 1. Juli 2027. Die Verschiebung der ursprünglichen Frist von 2026 gibt Unternehmen etwas mehr Zeit zur Anpassung. Viele Softwareanbieter bieten bereits Lösungen an, die den neuen Anforderungen entsprechen – ein frühzeitiger Wechsel könnte daher sinnvoll sein.
Die AEAT betont, dass die Digitalisierung der Rechnungsstellung nicht länger eine Option, sondern eine Pflicht ist. Wer sich jetzt nicht vorbereitet, könnte später mit unerwarteten Nachzahlungen rechnen.